Elektronische Rechnungen – Was gilt es bei Übermittlung und Aufbewahrung zu beachten?

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Als erstes vornweg – eine per Fax erhaltene Rechnung gilt als Papierrechnung und ist auch so aufzubewahren.

Bei elektronischen Rechnungen ist die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 nicht mehr erforderlich.

 Für die steuerliche Anerkennung sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

*Der Empfänger muss der elektronischen Übermittlung zustimmen (explizit eingeholt oder stillschweigend durch Bezahlung der erhaltenen Rechnung)
*Die Identität des Rechnungsausstellers muss eindeutig sein
*Die Unversehrtheit des Inhaltes der Rechnung muss gewährleistet sein
*Für den Nachweis des Rechnungseingangs müssen die E-Mails oder anderen Daten gespeichert werden
*Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre ab Gültigkeit des Jahresabschlusses
*Die Rechnungen sind in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind, können jedoch unter anderem Dateinamen gespeichert werden
*Auch für Web-Downloads ist der Eingang zu dokumentieren (Die E-Mail-Benachrichtigung über das Vorhandensein einer elektronischen Rechnung ist nicht ausreichend)
*Die elektronische Rechnung muss mit aktuellen elektronischen Medien gelesen werden können
*Selbstverständlich gelten für elektronische Rechnungen die gleichen gesetzlichen Vorgaben nach §14 (4) UStG (Datum, Brutto- und Nettowerte usw.) wie für Papierrechnungen